Découvrez notre offre de numérisation
Numérisation fidèle certifiée : sécurisez et valorisez vos documents
Dans un monde où la transformation digitale s’accélère, la gestion efficace des documents devient un enjeu stratégique pour toutes les organisations. Notre solution de numérisation fidèle certifiée NF 544, unique sur le territoire, vous garantit des copies numériques fidèles et sécurisées, capables de remplacer juridiquement vos originaux papier. Confiez vos archives à un partenaire certifié et reconnu, et transformez vos documents papier en un patrimoine numérique fiable et durable, prêt pour la dématérialisation complète.
La numérisation fidèle de document
La numérisation fidèle consiste à transformer un document papier en fichier numérique en conservant toutes les caractéristiques essentielles de l’original. Contrairement à une simple copie ou un scan basique, elle vise à produire une reproduction numérique avec attestation, qui reflète à l’identique le contenu, la mise en page et la qualité visuelle du document source.
La numérisation basique
La numérisation fidèle
Dans le cadre d’une démarche de dématérialisation sécurisée, la numérisation fidèle est souvent la première étape vers la numérisation certifiée. Lorsqu’elle est réalisée selon un processus encadré (respect des résolutions, formats, horodatage, signature électronique…), elle peut permettre à la copie numérique de remplacer légalement l’original papier.
Les bénéfices d'une stratégie de numérisation
Gain de temps et de productivité
L’accès immédiat aux documents numériques réduit le temps de recherche et facilite le travail collaboratif.
Réduction des coûts
Moins d’impressions, d’envois postaux et de stockage physique.
Sécurisation et traçabilité
Les fichiers numérisés peuvent être protégés par des droits d’accès, horodatés et sauvegardés, minimisant les risques de perte ou de dégradation.
Conformité réglementaire
Une numérisation fidèle et organisée permet de répondre plus facilement aux obligations légales et aux audits.
Diminution de l’impact environnemental
En réduisant l’utilisation du papier et les besoins en transport des documents, la numérisation contribue à une démarche écoresponsable.
Transition vers la dématérialisation complète
En préparant vos documents au format numérique, vous ouvrez la voie à l’automatisation et à la gestion électronique de documents (GED) et au Système d’Archivage Electronique (SAE).
Mettre en place une stratégie de numérisation permet aux organisations de transformer la gestion de leurs documents et de leurs processus métiers. En l’adoptant, elles améliorent leur efficacité opérationnelle, réduisent leurs coûts de stockage, limitent leur empreinte écologique et accélèrent leur transformation digitale.
Notre solution de numérisation fidèle certifiée
Notre solution s’intègre à votre organisation pour faciliter une transition fluide vers le tout numérique. Grâce à une chaîne de numérisation sur mesure et des équipements de pointe, nous garantissons une reproduction fidèle et sécurisée de vos documents, tout en assurant leur accessibilité et conformité réglementaire. Nous optimisons la gestion de vos flux documentaires, facilitons le passage du papier au numérique et assurons des échanges sécurisés, conformes à la norme NF Z42-026, avec une recherche efficace par indexation.
Notre certification « Numérisation fidèle certifiée NF 544 »
Nous sommes les seuls sur le territoire à disposer de la certification NF 544, attestant de notre maîtrise des processus de numérisation fidèle conformes aux normes les plus exigeantes. Cette certification délivrée par l’AFNOR garantit que chacune de nos opérations de numérisation répond à des critères stricts de qualité, de sécurité et de traçabilité.
- Prestation de numérisation fidèle : vos documents numérisés peuvent légalement remplacer l’original papier, simplifiant vos démarches administratives et vos audits.
- Une sécurité renforcée : chaque document est traité dans un environnement maîtrisé, avec des contrôles rigoureux pour préserver son intégrité.
- Un processus conforme aux normes françaises et européennes : respect des exigences NF Z42-026 et RGPD pour une gestion documentaire fiable et durable.
- Un partenaire de confiance : notre position unique sur le marché garantit à nos clients une solution à la fois innovante et certifiée.
Ils nous font confiance
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Nous avons pu numériser 15 années d’archives en moins de 3 semaines, avec une restitution complète et directement intégrée à notre GED. La qualité de la numérisation fidèle et la rapidité de mise en œuvre nous ont permis de moderniser notre gestion documentaire sans perturber notre activité.
★★★★★
La solution de numérisation proposée nous a permis de centraliser et sécuriser des milliers de documents administratifs. Pouvoir s’appuyer sur un prestataire certifié NF 544, unique sur le territoire, nous a garanti une conformité totale lors de nos audits.
★★★★★
Nous avons engagé une stratégie de numérisation pour moderniser notre gestion documentaire et réduire notre impact environnemental. Aujourd’hui, toutes nos factures et documents techniques sont disponibles instantanément, et nous avons divisé par deux notre consommation de papier.
Prêt à passer au numérique ? Parlons-en !
Notre équipe est à votre écoute pour répondre à vos questions, vous conseiller et vous accompagner dans chaque étape de votre transition vers le numérique.
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Questions Fréquemment Posées
Quel type de documents peut-on numériser ?
La numérisation s’applique à une grande variété de supports : factures, contrats, dossiers clients, bulletins de paie, archives administratives, plans techniques, documents comptables, mais aussi documents patrimoniaux ou historiques. En pratique, tout document papier allant jusqu’au format A3 peut être numérisé.
Quelle est la différence entre une numérisation simple et une numérisation fidèle ?
Numérisation simple : il s’agit d’une copie électronique du document papier, sans garantie particulière sur l’intégrité, l’intégralité ou la valeur probatoire.
Numérisation fidèle : réalisée selon des critères techniques rigoureux et conforme à la norme NF Z42-026 ainsi qu’à la certification NF 544, elle atteste que le fichier numérique constitue une reproduction exacte et intègre de l’original. Attestation à l’appui.
Est-ce que mes documents numérisés ont une valeur légale ?
Oui. Grâce à notre certification NF 544, vos documents numérisés bénéficient d’une valeur probatoire : ils sont reconnus comme des copies fiables de vos originaux et peuvent donc être conservés et utilisés en toute sécurité dans un cadre juridique.
Que faire des originaux après numérisation ?
Deux options sont possibles :
-
Les conserver, si la réglementation impose la conservation des originaux papier.
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Les détruire, si la numérisation fidèle a été réalisée et que le cadre juridique le permet. Dans ce cas, l’archivage électronique certifié remplace le papier, ce qui permet de libérer de l’espace et de réduire les coûts de stockage.
Est-ce que la numérisation s'adapte à mon organisation ?
La numérisation est conçue pour s’intégrer aux besoins spécifiques de chaque structure, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité. Elle peut être déployée progressivement, s’adapter aux volumes documentaires et être connectée à vos logiciels métiers ou à votre système de gestion électronique de documents (GED).