Simplifiez, sécurisez et valorisez vos documents
Gestion Électronique de Documents (GED)
La Gestion Électronique de Documents (GED) s’impose aujourd’hui comme un levier essentiel pour moderniser les organisations et améliorer leur performance. Elle consiste à centraliser, sécuriser et organiser l’ensemble des documents d’une entreprise dans un environnement numérique structuré.
Une solution GED permet non seulement de retrouver rapidement l’information, mais aussi de fluidifier les échanges, automatiser certains processus et renforcer la conformité réglementaire. Véritable pilier de la transformation digitale, elle accompagne les entreprises vers des modes de travail plus efficaces, collaboratifs et durables.
La CSB s’appuie sur la solution partenaire DIGITECH et sa plateforme ARCADE GED pour proposer à ses clients une GED performante, évolutive et adaptée aux exigences des organisations publiques et privées.
Qu'est-ce que la GED ?
La GED (Gestion Électronique de Documents) est une solution logicielle qui prend en charge l’intégralité du cycle de vie de vos documents : classement, partage, modification, validation et suivi des versions.
Elle se distingue de deux notions proches :
- La numérisation, qui se limite à convertir un document papier en fichier numérique.
- Le SAE (Système d’Archivage Électronique), dédié à la conservation à long terme des documents à valeur probante ou réglementaire.
La GED, elle, est le socle opérationnel de votre gestion documentaire au quotidien : un espace de travail collaboratif, sécurisé et transverse, où l’information circule efficacement entre les équipes.
Avec ARCADE GED, gérez l’ensemble de vos contenus et flux documentaires depuis une plateforme unique, quel que soit le format ou l’origine des documents.
Notre solution GED : ARCADE GED by DIGITECH
La CSB accompagne les entreprises et les organisations dans la mise en place d’une solution GED adaptée à leurs besoins métiers, à leur taille et à leurs contraintes réglementaires.
Pour répondre à ces enjeux, nous nous appuyons sur la solution ARCADE GED développée par DIGITECH, une plateforme complète, sécurisée et évolutive couvrant l’ensemble du cycle de vie documentaire :
Acquisition et capture
Optimisez la collecte de vos documents grâce à des outils avancés de capture et de numérisation.
Structuration et classement
Organisez vos documents de manière intuitive pour un accès rapide et efficace.
Intégration système
Connectez vos documents à vos logiciels métiers pour une gestion fluide et intégrée.
Traitement et validation
Automatisez les processus de validation pour réduire les erreurs et accélérer les flux de travail.
Recherche et exploitation
Accédez instantanément à vos documents grâce à des outils de recherche puissants et précis.
Archivage sécurisé
Assurez la conservation à long terme de vos documents avec des solutions d’archivage robustes.
Des modes d’hébergement flexibles
Nous proposons une solution en mode SaaS, hébergeable selon vos exigences :
- En Nouvelle-Calédonie, pour répondre à vos exigences de souveraineté et de sécurité des données locales.
- Sur votre propre infrastructure, si vous disposez d’un environnement technique dédié.
Les bénéfices d'une GED
🕐 Gain de temps et productivité
Fini les recherches dans les classeurs ou des dossiers partagés désorganisés : vos documents sont accessibles en quelques secondes grâce à des outils de recherche performants.
🌱 Démarche écoresponsable
En réduisant la consommation de ressources, la GED s’inscrit concrètement dans votre politique de développement durable.
🤝 Collaboration simplifée
Partagez les documents entre collaborateurs avec des droits d’accès maîtrisés. Chacun travaille sur la bonne version, sans doublons ni erreurs. Les workflows automatisés facilitent également les circuits de validation, les visas et le suivi des tâches.
✅ Support aux obligations réglementaires
Gérez les durées de conservation, facilitez les audits internes et externes, et répondez à vos obligations légales grâce à une gestion documentaire structurée et traçable.
🔒 Sécurisation de l'information
Vos documents sont protégés contre les pertes, les accès non autorisés et les détériorations. Des systèmes de sauvegarde et de traçabilité garantissent l’intégrité des données et permettent de savoir qui a consulté ou modifié un document.
🔄 Centralisation et gestion des flux
Tous vos contenus sont réunis au même endroit, quel que soit leur format ou leur origine : documents bureautiques, e-mails, formulaires, pièces numérisées, données issues de vos applications métiers.
💶 Réduction des coûts
Moins de papier, moins d’impressions, moins d’espace de stockage physique. Un retour sur investissement rapide et mesurable.
⚙️ Automatisation des processus
Automatisez la circulation des documents, les validations et les traitements récurrents pour accélérer vos opérations et réduire les erreurs humaines.
Qu'est-ce que la GED au cœur de votre chaîne documentaire ?
La GED s’inscrit dans une approche globale de gestion documentaire, aux côtés de la numérisation et de l’archivage électronique.
📄 Numérisation
Capturez et convertissez vos documents papier en fichiers numériques exploitables.
🗂️ GED
Organisez, partagez et pilotez vos documents au quotidien dans un environnement sécurisé et collaboratif.
🏛️ SAE
Archivez vos documents sensibles ou réglementaires dans un système garantissant leur intégrité et leur valeur probante sur le long terme.
Questions fréquemment posées
Quelle différence entre une GED et un simple dossier partagé ?
Un dossier partagé se limite au stockage de fichiers, tandis qu’une GED offre des fonctionnalités avancées telles que l’indexation, la recherche intelligente, et la gestion des droits d’accès, permettant une gestion documentaire plus efficace et sécurisée.
La GED est-elle adaptée à la taille de mon organisation ?
Oui. La GED s’adresse aussi bien aux petites structures qu’aux grandes organisations. La solution ARCADE GED est dimensionnable selon votre volume documentaire, votre nombre d’utilisateurs et vos besoins métiers spécifiques.
La GED peut-elle s'intégrer à mes logiciels métiers ?
Oui. ARCADE GED peut s’interfacer avec la majorité des logiciels métiers du marché, afin d’éviter les doubles saisies et de fluidifier les échanges d’informations entre systèmes.
Quelle est la différence entre GED et SAE ?
La GED est conçue pour la gestion des documents actifs utilisés quotidiennement, tandis que le SAE se concentre sur l’archivage sécurisé à long terme des documents à valeur légale ou historique.
Quels types de documents peut gérer la GED ?
La GED prend en charge tous types de contenus : factures, contrats, dossiers clients, documents RH, formulaires, e-mails, pièces numérisées, ou encore données issues de vos applications métiers — quel que soit leur format ou leur origine.
Prêt à reprendre le contrôle de vos documents ?
Notre équipe est à votre écoute pour analyser vos besoins et vous proposer une solution GED adaptée à votre organisation.